Archivieren von dienstlichen Akten

Alle dienstlichen Unterlagen der Einrichtungen der Georg-August-Universität Göttingen (mit Universitätsmedizin Göttingen) müssen dem Universitätsarchiv Göttingen zur Übernahme angeboten werden, sobald sie nicht mehr benötigt werden (spätestens aber nach 30 Jahren). Es handelt sich um eine gesetzliche Pflicht, die Papierunterlagen genauso erfasst wie elektronische Dokumente und Datenbankinhalte. Rechtsgrundlagen sind die Richtlinie über die Archivierung von Schriftgut sowie §§ 2–3 in Verbindung mit § 7 Abs. 3 des Niedersächsischen Archivgesetzes (NArchG).

Es dürfen keine Unterlagen ohne Zustimmung des Universitätsarchivs vernichtet werden. Die gesetzliche Archivierungspflicht hat Vorrang vor universitätsinternen Löschungsfristen.

Archivierung ist nicht zur eine gesetzliche Pflicht, sondern bietet Ihnen als Service des Universitätsarchiv auch Vorteile.

Ihre Vorteile

• Archivierung macht Raumkapazitäten frei.
• Das Universitätsarchiv entlastet Sie von der Wahrung des Datenschutzes. Vertraulichkeit ist durch die Schutzfristen des NArchG gewahrt.
• Der Erhalt der Unterlagen ist gesichert (im Gegensatz zu feuchten Kellerräumen, Schädlingsbefall o. Ä.).
• Archivierte Unterlagen können jederzeit angefordert werden und sind binnen 24 Stunden nach Wunsch im Original oder als Scan verfügbar. Wir recherchieren für Sie.

Was müssen Sie tun?

Wenn alte Unterlagen oder Datenbestände nicht mehr benötigt werden, schreiben Sie uns eine eine E-Mail (archiv@sub.uni-goettingen.de).

Folgende Informationen werden benötigt:

• Umfang der Unterlagen (in Regalmetern oder Megabyte)
• Inhalt der Unterlagen (z. B. „Fakultätsratsprotokolle 2005–2010“, „Drittmittelanträge“, „Bewerbungen“)
• Form der Unterlagen (z. B. „Aktenordner“, „Hängehefter“, „Dateiablage“)
• Handelt es sich um Unterlagen Ihrer Einrichtung oder wurden diese von Vorgängern übernommen?

Was geschieht dann?

Das Universitätsarchiv meldet sich bei Ihnen und entscheidet, welche Unterlagen zur Archivierung übernommen werden. Andere Unterlagen sind danach zu vernichten bzw. zu löschen. Bei Unklarheiten vereinbaren wir mit Ihnen einen Termin zur Sichtung der Akten.

Den Abtransport von Papierunterlagen besorgt das Universitätsarchiv. Es stellt bei Bedarf auch Transportbehälter zur Verfügung. Für elektronische Daten wird ein sicherer Upload-Link bereit gestellt.

Sie erhalten ein Zertifikat über die rechtskonforme Archivierung mit Referenznummern für den Rückgriff.