Archivrichtlinie
Die Richtlinie regelt verbindlich das Verfahren der Archivierung an der Georg-August-Universität Göttingen (ohne Universitätsmedizin).
Richtlinie über die Archivierung von Schriftgut (ohne Universitätsmedizin Göttingen)
Fundstelle: Amtliche Mitteilungen I Ausgabe 8 (26.03.2026) S. 135
Ihr Ansprechpartner ist das Universitätsarchiv Göttingen: Es übernimmt archivwürdiges Schriftgut und hilft in allen Fragen der Archivierung weiter. Archiviertes Schriftgut kann zur dienstlichen Nutzung beim Universitätsarchiv wieder angefordert werden.
Kontakt
Universitätsarchiv Göttingen
archiv@sub.uni-goettingen.de
§1 Anwendungsbereich
(1) Die Georg-August-Universität Göttingen (ohne UMG) (im Folgenden: Universität) regelt mit dieser Richtlinie die Archivangelegenheiten unter Beachtung der Vorschriften des Gesetzes über die Sicherung und Nutzung von Archivgut in Niedersachsen (Niedersächsisches Archivgesetz – NArchG).
(2) Archiv für alle Stellen der Universität einschließlich der verfassten Studierendenschaft sowie der Georg-August-Universität Göttingen Stiftung Öffentlichen Rechts ist das Universitätsarchiv Göttingen (Universitätsarchiv). Es wird von der Niedersächsischen Staats- und Universitätsbibliothek Göttingen (SUB Göttingen) als besondere Organisationseinheit betrieben. Über fachliche Fragen, die sich aus der Durchführung dieser Richtlinie ergeben, entscheidet die Leiterin oder der Leiter des Universitätsarchivs.
(3) Die folgenden Bestimmungen sind nicht anzuwenden auf persönliches Schriftgut und Forschungsdaten der in Lehre und Forschung tätigen Universitätsangehörigen im Sinne der Forschungsdaten-Leitlinie der Universität Göttingen.
§ 2 Begriffsbestimmungen
(1) Schriftgut sind nach § 2 Abs. 1 NArchG schriftlich geführte oder auf maschinenlesbaren Datenträgern gespeicherte Akten mit Anlagen, Geschäftsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Zeichnungen, Risse und Plakate, Siegel und Stempel, Bild-, Film- und Tonaufzeichnungen, Karteien sowie Dateien einschließlich der Ordnungen und Verfahren, um das Schriftgut auswerten zu können. Darunter fallen insbesondere auch Datenbankinhalte.
(2) Archivgut ist nach § 2 Abs. 2 NArchG das Schriftgut, das von bleibendem Wert für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, für die Sicherung berechtigter privater Interessen oder für die Forschung ist („archivwürdiges Schriftgut“).
§ 3 Umfang der Archivierungspflicht
(1) Die Stellen nach § 1 Abs. 2 haben das gesamte in ihrer Verfügung befindliche Schriftgut in einem regelmäßigen Turnus dem Universitätsarchiv im Originalzustand zur Übernahme anzubieten. Eine Löschung von Bestandteilen des Schriftguts bedarf einer gesetzlichen Ermächtigung. Es ist untersagt, Schriftgut eigenmächtig zurückzuhalten, zu veräußern oder zu vernichten.
(2) Schriftgut aus abgegrenzten Verwaltungsvorgängen ist vollständig in inhaltlich geschlossener Form anzubieten (Akten). Für Schriftgut, das in fortlaufenden elektronischen Registern wie Datenbanken, Dateiablagen und E-Mail-Postfächern geführt wird, sind in einem mit dem Universitätsarchiv zu vereinbarenden Turnus inhaltlich vollständige Datenexporte anzubieten.
(3) Das Universitätsarchiv verwirklicht im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke. Soweit das Schriftgut nach § 5 Abs. 3 dem Universitätsarchiv als Archivgut übergeben wurde, tritt die Übergabe an die Stelle der Löschung personenbezogener Daten nach Art. 17 DSGVO.
§ 4 Zeitpunkt der Archivierung
(1) Schriftgut ist zu archivieren, wenn
1. seine Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Sofern Rechts- und Verwaltungsvorschriften nichts anderes bestimmen, beträgt die Aufbewahrungsfrist 15 Jahre und kann bis auf 5 Jahre verkürzt werden, soweit dies nach der Bedeutung des Akteninhalts ausreichend ist. Das Universitätsarchiv ist von verkürzten Aufbewahrungsfristen zu unterrichten.
2. es für dienstliche Zwecke nicht weiter benötigt wird, sofern eine Aufbewahrungsfrist nicht festgelegt ist,
3. spätestens jedoch nach Ablauf von 30 Jahren nach der letzten inhaltlichen Bearbeitung.
(2) Unterliegt das Archivgut einer Aufbewahrungsfrist von mehr als 30 Jahren (z. B. Prüfungsunterlagen), so stellt das Universitätsarchiv im Fall einer Übernahme die Aufbewahrung vom Zeitpunkt der Übergabe bis zum Ablauf dieser Frist sicher.
§ 5 Verfahren der Archivierung
(1) Die gem. § 3 Abs. 1 anbietende Stelle überprüft alle zwei Jahre, welche Teile ihres Schriftguts gemäß § 4 zur Archivierung anstehen, und teilt diese dem Universitätsarchiv unaufgefordert als elektronisch lesbares Verzeichnis mit.
(2) Das Universitätsarchiv stellt fest, welche Teile des angebotenen Schriftguts aufgrund ihres bleibenden praktischen, rechtlichen oder historischen Werts für die Übernahme in Frage kommen (Bewertung). Zur Prüfung haben seine Mitarbeitenden Zugang zu den Räumen, in denen das Schriftgut verwahrt wird, sowie zu allen Bestandsverzeichnissen und Metadaten über das Schriftgut.
(3) Das Universitätsarchiv teilt der anbietenden Stelle in Textform mit, welche Teile des angebotenen Schriftguts als Archivgut übernommen werden. Das betreffende Schriftgut ist dem Universitätsarchiv unverzüglich zu übergeben. Die übrigen Teile des Schriftguts sind unverzüglich auf sachgerechte Weise zu vernichten. Eine Vernichtung vor Eingang der Mitteilung nach Satz 1 ist unzulässig.
(4) Die Stellen nach § 1 Abs. 2 sind verpflichtet, ein Exemplar der von ihnen herausgegebenen Broschüren, Plakate und Flugblätter ohne besondere Aufforderung an das Universitätsarchiv abzugeben.
§ 6 Vereinfachtes Verfahren
(1) Zentrale Einrichtungen der Universität und andere Stellen nach § 1 Abs. 2 mit besonders hohem Anfall von Schriftgut können im Einvernehmen mit dem Universitätsarchiv ein vereinfachtes Archivierungsverfahren wählen. Sie machen dazu ein Verzeichnis aller Teile ihres Schriftguts mit den festgesetzten Aufbewahrungsfristen in elektronisch lesbarer Listenform dem Universitätsarchiv zugänglich.
(2) Das Universitätsarchiv trifft für die Positionen einer Liste gemäß Abs. 1 generalisierte Feststellungen, ob es sich um Archivgut handelt. Es kann auf die zukünftige Anbietung bestimmter Positionen verzichten. Das hiernach verbindliche Listenwerk wird vom Universitätsarchiv dauerhaft dokumentiert und der anbietenden Stelle zugänglich gemacht.
(3) Die anbietende Stelle übergibt dem Universitätsarchiv alle zwei Jahre unaufgefordert das im Listenwerk als Archivgut gekennzeichnete Schriftgut. Die übrigen Teile des Schriftguts sind unverzüglich auf sachgerechte Weise zu vernichten.
(4) § 5 findet keine Anwendung.
§ 7 Nutzung
(1) Die anbietungspflichtigen Stellen können Archivgut aus ehemals eigener Verfügung im Original vom Universitätsarchiv zur Einsichtnahme anfordern, soweit Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen. Nach Satz 1 überlassenes Archivgut ist spätestens nach vier Wochen dem Universitätsarchiv in unveränderter Form wieder zu übergeben.
(2) Sonstigen Personen nach § 5 Abs. 1 NArchG steht das Archivgut auf Antrag zur Verfügung. Insbesondere müssen die dort festgelegten Schutzfristen abgelaufen sein und dürfen Ausschlusstatbestände nicht erfüllt sein. Der Antrag ist in elektronischer Form über die vom Universitätsarchiv bereitgestellte Online-Plattform zu stellen. Über den Antrag entscheidet die Leitung des Universitätsarchivs. Das Nähere richtet sich nach den jeweils aktuellen Nutzungsbestimmungen für den Handschriftenlesesaal der SUB. Für Zwecke der Forschung und der Lehre an der Universität können besondere Vereinbarungen getroffen werden.
(3) Soweit das NArchG sonstigen Personen die Möglichkeit eröffnet, eine Ausnahme von Versagungsgründen nach Abs. 2 zu beantragen, erfordert dies die Einwilligung der Stelle, die das Schriftgut übergeben hat. Besteht diese Stelle nicht mehr, ist die Einwilligung derjenigen Stelle nötig, die deren Funktionen übernommen hat.