Digital Policies

Präambel

Unter Digitaler Produktion wird im vorliegenden Zusammenhang die Überführung von analogen Daten und Objekten in digitale Formen im weiteren Sinne sowie die Erstellung, Bearbeitung und Präsentation von born digitals und Forschungsdaten verstanden. Die Digitale Produktion dient dabei zur Verbesserung der Zugänglichkeit der Sammlungen, zum Schutz der Sammlungsobjekte, als Angebot für eine breite Palette von primär wissenschaftlicher Nachnutzung, als eine Möglichkeit zur inhaltlich-fachlichen Strukturierung und zur Demokratisierung der Informationen. Angrenzende Fragestellungen werden dabei mit berücksichtigt.

I. Bestandserhaltung

1. Konservatorische Aspekte werden bei der Digitalen Produktion grundsätzlich berücksichtigt, wobei nur bei zwingenden konservatorischen Einwänden auf eine Digitalisierung verzichtet wird. Bestandsschonende Geräte und Methoden werden bevorzugt eingesetzt.
2. Eine Inhouse-Digitalisierung der Sammlungsobjekte gewährleistet die Realisierung der angestrebten Ziele in besonderem Maße.
3. Aus Kostenbewusstsein wie aus Bestandserhaltungsgründen wird jedes Objekt möglichst nur einmal digitalisiert, redundante Digitalisierung – auch unter Berücksichtigung der Digitalisate von Dritten – soll vermieden werden.

II. Planvolle Digitalisierung

1. An der SUB Göttingen sollen Digitalisierungsvorhaben als konzeptionell gesteuerte, planvolle und kostenbewusste Maßnahmen erfolgen. Dadurch wird das wissenschaftliche Arbeiten erleichtert sowie das Definieren von Sammlungen, Teilsammlungen und anderen Gruppierungen, die Recherche in Form von Searching und Browsing, das nachträgliche Ordnen und Gestalten von digitalen Beständen und ähnliche Entwicklungsformen ermöglicht.
2. Daraus resultiert das Vorgehen nach einem Masterplan, der die Perspektive der Nutzer, vorhandene Konzepte (wie z.B. Erwerbungskonzept, Sammlungskonzept etc.), Standards und gesetzliche Regelungen beachtet. An dieser Stelle besteht ein Bezug zur Policy „Metadaten“.

III. Standards

1. Die Digitalisierung erfolgt an der SUB Göttingen unter Beachtung relevanter Standards. Die Bibliothek strebt dabei außerdem eine aktive Mitwirkung an Standardisierungsprozessen an.
2. Bei der Digitalisierung werden nationale und internationale Verträge und Kooperationsvereinbarungen, Festlegungen wie die Digitalisierungsrichtlinie der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), gesetzliche Bestimmungen wie das Urheberrechtsgesetz, Gebühren- und Benutzungsordnungen sowie die strategischen Ziele der Bibliothek beachtet. An dieser Stelle besteht ein Bezug zur Policy „Metadaten“.

IV. Workflows

1. Die SUB Göttingen leistet die Digitalisierung im Rahmen zeit- und kosteneffizienter Workflows. Ggf. sind mehrere Geschäftsgänge notwendig, bedingt durch unterschiedliches Originalmaterial wie Bilder, Texte, Forschungsdaten, Audio, Video, 3D, born digitals u. a. und bedingt durch verschiedene Herangehensweisen bei Mengen- bzw. Massendigitalisierung versus Einzelbestellungen.
2. Neben internen Geschäftsgängen werden auch Workflows für externe Abläufe berücksichtigt.
3. Die praktische Realisierung soll möglichst mit Open-Source-Software zur Workflowsteuerung (Goobi) erfolgen; komplexere Prozesse werden durch geeignete Prozessvisualisierungen/Schaubilder dokumentiert.
4. Die Arbeitsweise orientiert sich an den Bedürfnissen der Nutzerinnen und Nutzer unter Beachtung rechtlicher Bestimmungen, konservatorischer Bedingungen, innovativer Technologien und technischer Standards.

V. Vielfalt

1. Die SUB Göttingen beachtet bei der Digitalisierung unterschiedliche Anforderungen, berücksichtigt in adäquater Form die verschiedenen Disziplinen und bemüht sich um „maßgeschneiderte“, individuelle Lösungen (im Rahmen des praktisch Machbaren).

VI. Zugang

1. Die SUB Göttingen verwendet geeignete Formate, um verschiedene Formen von Zugängen, Kompatibilität und Nachhaltigkeit der Digitalisate und ihrer Metadaten sicherzustellen.
2. Zur Erleichterung des Zugangs werden geeignete Metadaten verwendet, nach dem Grundsatz: Kein Digitalisat ohne Katalogisat. An dieser Stelle besteht ein Bezug zu den Policies „Metadaten“ und „Digitaler Zugang“.

VII. Offenheit

1. Die Digitalisierung erfolgt mit dem Ziel einer möglichst freien Nutzung und Offenheit für verschiedene Formen der Nachnutzung (offene Schnittstellen und Vernetzung). Die Digitalisate der SUB Göttingen sollen der Nutzung durch die Wissenschaft und durch einen weiteren Kundenkreis mit möglichst wenigen Beschränkungen dienen.
2. Gesetzliche Bestimmungen und die Regeln guter wissenschaftlicher Praxis werden dabei beachtet, bei sensiblen Inhalten wird ein adäquates Rechtemanagement eingesetzt.
3. Die Bereitstellung der Digitalisierungsergebnisse wird auch als ein Beitrag zur Demokratisierung von Informationen verstanden. Demselben Ziel sind angemessene Lizenzformen (z. B. CC-Lizenzen bzw. Public Domain Mark) verpflichtet. An dieser Stelle besteht ein Bezug zu den Policies „IT-Architektur“ und „Digitaler Zugang“.

VIII. Nachhaltigkeit

1. Durch planvolle Langzeitarchivierung und eine vorausschauende Arbeitsweise soll auch langfristig die Bereitstellung und zukünftige Nachnutzung ermöglicht werden. Dazu werden Perspektiven und Trends bei der Digitalisierung berücksichtigt.
2. Der Wissenschaft soll es so möglich sein, verlässliche digitale Forschungsdaten und dauerhaft bereitgehaltene Bilder, Dokumente und Sammlungen nutzen zu können, um auf dieser Basis recherchieren, dokumentieren, analysieren, kurz: forschen zu können. An dieser Stelle besteht ein Bezug zur Policy „IT-Architektur“.

Präambel

Die SUB Göttingen stellt für Forschung und Lehre an der Universität Göttingen sowie in ihrer Rolle als überregionale Forschungsbibliothek auch für die Forschung in Deutschland ein breites Spektrum an digitalen Ressourcen in Repositorien und Datenbanken bereit. Digitale Ressourcen umfassen digitale Zeitschriften und Zeitschriftenaufsätze, E-Books, retrodigitalisierte Bücher, Zeitschriften, elektronische Dissertationen, Forschungsdaten, Podcasts, Videos etc. Sie werden über kommerzielle Provider lizenziert, innerhalb der Universität Göttingen produziert, oder aus frei zugänglichen Quellen akquiriert und über digitale Services vermittelt.

Die Digitale Transformation erfordert den kontinuierlichen Ausbau dieser digitalen Bestände.

Die SUB Göttingen bekennt sich zum Prinzip des offenen Zugangs und ist bestrebt, alle an der Universität Göttingen produzierten digitalen Materialien im Open Access verfügbar zu machen und unterstützt damit die von der Universität Göttingen verabschiedete Open-Access-Leitlinie.

Sie verpflichtet sich, die digitalen Inhalte und Services sowie die Rahmenbedingen für deren digitale Bereitstellung nach geeigneten Kriterien regelmäßig zu evaluieren.

Bei der Bereitstellung digitaler Inhalte beachtet die SUB Göttingen die Einhaltung der einschlägigen, anwendbaren gesetzlichen und (wissenschafts-)politischen Vorgaben sowie ggf. darüber hinausgehende vertragliche Verpflichtungen.

Die SUB Göttingen folgt den einschlägigen Richtlinien zur IT-Sicherheit, insbesondere dem IT-Sicherheitskonzept der Universität Göttingen.

I. Auswahl und Evaluation digitaler Ressourcen

1. Die Auswahl und Evaluation erfolgt – in Abstimmung mit Wissenschaftlern der Fachdisziplinen – durch die SUB Göttingen nach fachwissenschaftlich und bibliothekarisch definierten Profilen. Hierbei werden auch Bestandsschwerpunkte der Bibliothek und Anforderungen einer möglichen Langzeitarchivierung mitberücksichtigt.

II. Akquise und Lizensierung / Rechtliche Rahmenbedingungen

1. Die SUB Göttingen verhandelt und erwirbt lokale sowie regionale und nationale Lizenzen für kostenpflichtige digitale Ressourcen und stellt diese campusweit und überregional in Deutschland zur Nutzung bereit.
2. Sie unterstützt den Prozess der Open-Access-Transformation des subskriptionsbasierten Publikationssystems.
3. Dabei orientiert sie sich an nationalen Standards und Leitlinien, insbesondere den im Rahmen der Schwerpunktinitiative „Digitalität in der Wissenschaft““ der Allianz der deutschen Wissenschaftsorganisationen formulierten „Grundsätze(n) für den Erwerb DFG-geförderter überregionaler Lizenzen“ sowie an den „Positionen zur Schaffung eines wissenschaftsadäquaten Open-Access-Publikationsmarktes“.
4. Angestrebt wird u.a. die Gewährung erweiterter Nutzungsrechte, wie Regelungen zum dauerhaften Zugriff, zur Weiterverarbeitung und Veröffentlichung der lizenzierten Inhalte (u. a. im Open Access). Die von der SUB Göttingen geschlossenen Lizenzverträge berücksichtigen die geltenden Vorschriften des Urheberrechtes und des Datenschutzes.

III. Produktion

(Vgl. hierzu auch die Policy „Digitale Produktion“)

1. Die SUB Göttingen richtet sich bei der Produktion (vgl. die Forschungsdatenrichtlinie der Universität Göttingen, inkl. Universitätsmedizin und die DFG-Praxisregeln „Digitalisierung“  digitaler Daten nach internationalen Standards und Leitlinien.

IV. Forschungsdaten

1. Die SUB Göttingen unterstützt die von der Universität Göttingen verabschiedete Leitlinie zum Umgang mit Forschungsdaten.
2. Im Sinne der Leitlinie werden Forschungsdaten langfristig, zitierbar und nachvollziehbar für eine Wiederverwendung vorgehalten.
3. Es wird empfohlen, Digitale Forschungsdaten in anerkannten Repositorien zu hinterlegen.

V. Zugangswege

1. Der Zugang zu den digitalen Beständen der SUB Göttingen soll für die Nutzer möglichst einfach, intuitiv, barrierefrei und zentralisiert angeboten werden. Hierzu werden adäquate technische Mittel zur Navigation, Suche und Wahrung der Datensicherheit sowie Beratungsleistungen eingesetzt.
2. Die SUB Göttingen zeichnet verantwortlich für die sichere Authentifizierung und Autorisierung der Nutzer und Nutzergruppen, hierbei werden campusweite Vereinheitlichungen unterstützt.
3. Durch die Verwendung persistenter Identifikatoren wird die langfristige Referenzierung der digitalen Ressourcen sichergestellt.
4. Die digitalen Dienste der SUB Göttingen werden stetig an die sich ändernden Möglichkeiten und Nutzerbedürfnisse angepasst und weiterentwickelt. Die jeweils aktuellen Dienste werden für die Nutzer transparent dokumentiert und mindestens zweisprachig (deutsch/englisch) angeboten. 

VI. Hosting

1. Die SUB Göttingen pflegt eine Hosting-Infrastruktur, mit der digitale Informationsobjekte für die Nutzung vorgehalten und langfristig zur Verfügung gestellt werden (Dauerhaften Zugriff sicherstellen: Auf dem Weg zu einer nationalen Strategie zu Perpetual Access und Hosting elektronischer Ressourcen in Deutschland. Deutsche Übersetzung des editierten Abschlussberichtes öffentliche Version – Februar 2010).
2. Diese Infrastruktur ist systemunabhängig. Insbesondere werden sowohl das Verlags-Hosting, lokales Hosting und alternative Hosting-Strategien genutzt.

VII. Digitale Langzeitarchivierung

1. Die vertrauenswürdige digitale Langzeitarchivierung ist ein wesentlicher Bestandteil der Bemühungen der Bibliothek, die Forschung und Lehre zu unterstützen und das ihr anvertraute Kulturgut zu sichern.
2. Die SUB Göttingen übernimmt die Verantwortung für den dauerhaften Erhalt der gemäß der Erwerbungs- und Sammelprofile, sowie der Richtlinien für das Bestandsmanagement erworbenen digitalen Objekte. 

Präambel

Metadaten sind strukturierte Beschreibungen von digitalen und analogen Ressourcen jeglicher Art. Sie dienen a) der Selektion und b) der Identifikation dieser Ressourcen und beschreiben deren sachgerechte Verwendung. Die SUB Göttingen verwendet Metadaten, die sie selbst erzeugt oder bearbeitet hat, sowie Metadaten, die von Dritten bereitgestellt werden. Die SUB Göttingen verpflichtet sich, beim Einsatz von und im Umgang mit Metadaten nach den im Folgenden beschriebenen Grundsätzen zu handeln.

I. Qualität

1. Die Qualität von Informationsdienstleistungen und der dazu eingesetzten Informationssysteme bemisst sich nach der Fähigkeit, zutreffende und verlässliche Antworten geben zu können.
2. Diese Fähigkeit hängt direkt von der Qualität der dafür genutzten Metadaten ab.
3. Die von der SUB Göttingen  erzeugten, bearbeiteten sowie genutzten Metadaten müssen daher hohen Qualitätsanforderungen entsprechen, um die Qualität
   a. eigener Informationsdienstleistungen sowie
   b. Informationsdienstleistungen Dritter, die dafür Metadaten der SUB Göttingen nutzen, 
   sicherzustellen.

II. Nachnutzung

1. Die SUB Göttingen stellt, wann immer das möglich ist, Metadaten der Öffentlichkeit zur Verfügung.
2. Die Metadaten werden dazu unter eine für die freie Nachnutzung geeignete Lizenz gestellt.
3. Metadaten werden über standardisierte Schnittstellen zur Verfügung gestellt.

III. Form

1. Metadaten werden fast ausschließlich in digitaler Form erstellt und verarbeitet.
2. Metadaten müssen sowohl menschen- als auch maschinenlesbar sein.

IV. Interoperabilität

1. Die SUB Göttingen achtet bei der Erstellung eigener sowie bei der Nutzung jeglicher Metadaten auf Aspekte der semantischen und syntaktischen Interoperabilität.
2. Sie nutzt dazu die in den jeweiligen Fach-Communities etablierten Standards und Anwendungsprofile.
3. Sie verwendet in unterschiedlichen Kontexten dieselben Metadatenterme, soweit dies möglich und sinnvoll ist. Ist dies nicht möglich oder sinnvoll, werden Mappings und Crosswalks zwischen den Metadatenstandards 
   a. nachgenutzt, soweit bereits von Dritten bereitgestellt, ansonsten 
   b. erstellt, veröffentlicht und dokumentiert. 

V. Linked Data

1. Metadaten sollen eine gleichförmige Struktur besitzen und die verwendeten Metadatenterme müssen eindeutig identifiziert sein.
2. Bei der Erstellung, Veröffentlichung und Nutzung von Metadaten orientiert sich die SUB Göttingen am Ansatz von Linked Open Data und den Erfordernissen des Semantic Web.

VI. Standardisierung

1. Metadaten werden gemäß Standards bzw. darauf basierenden Teilstandards und Anwendungsprofilen erzeugt, bearbeitet und genutzt.
2. Technologische, wissenschaftliche und gesellschaftliche Weiterentwicklung erfordert die kontinuierliche Fortschreibung bestehender Standards, Teilstandards und Anwendungsprofile.
3. Die SUB Göttingen beteiligt sich aktiv gemeinsam mit anderen Informationsdienstleistungs-, Kulturgüter- und Archiv-Einrichtungen an dieser Fortschreibung im nationalen und internationalen Rahmen.

VII. Beratungskompetenz

1. Innerhalb der Universität und an den mit ihr kooperierenden wissenschaftlichen Einrichtungen werden an vielen weiteren Stellen Metadaten erstellt, bearbeitet und genutzt.
2. Die SUB Göttingen fungiert hier als Ansprechpartner und Beratungsinstanz für 
   a. die Entwicklung von Metadatenmodellen,
   b. die Auswahl und Anwendung von Standards,
   c. die Erfassung und Bearbeitung eigener und Nachnutzung fremder Metadaten sowie
   d. die Gestaltung und Bereitstellung von Informationssystemen.
3. Die SUB Göttingen bietet für den Umgang mit und dem Einsatz von Metadaten Fortbildungen und Schulungen an.

VIII. Langzeitverfügbarkeit

1. Die SUB Göttingen trifft Maßnahmen, um die langfristige Verfügbarkeit der von ihr erstellten und bearbeiteten Metadaten sicherzustellen.
2. Die SUB Göttingen wirkt darauf hin, dass bei der Beantragung von Drittmittelprojekten entsprechende Strategien, beispielsweise ein Data Management Plan, Berücksichtigung finden.

IX. Metadatenverwaltung

1. Die SUB Göttingen entwickelt und betreibt Informationssysteme zum Metadatenmanagement und zur Katalogisierung, oder nutzt zu diesem Zweck anerkannte externe Fachdienste.
2. Für den eigenen Bedarf, für Kooperationspartner und im Rahmen von Projektarbeiten werden metadatenspezifische Dienste entwickelt und bereitgestellt.

Präambel

Mit dem Begriff IT-Architektur werden alle statischen und dynamischen Komponenten, mit denen die IT einer Organisation die Geschäftsstrategie unterstützt, bezeichnet. Die IT-Architektur-Policy definiert die Rahmenbedingungen für IT-Aufgaben, die digitalen Services und deren Entwicklungen innerhalb der SUB Göttingen und unterstützt den Aufbau einer IT-Governance am Campus, um eine effiziente und effektive Realisierung zu ermöglichen. 

I. Relevanz der Policy

1. Die IT-Architektur-Policy gilt für alle Organisationseinheiten der SUB Göttingen.
2. Folgende Richtlinien, Nutzungsordnungen u.a. finden dabei Berücksichtigung:
   a. IT-Sicherheitsrichtlinie der Universität Göttingen
   b. IT-relevante Dienstvereinbarungen zwischen der Universität Göttingen und dem Personalrat
   c. bereits bestehende Policies wie z. B. Betriebsübernahme von IT-Diensten
   d. weitere SUB-Policies.

II. Mehrfachnutzung von Anwendungen

1. Bei Beschaffung oder Entwicklung von Anwendungen ist sicherzustellen, dass gleiche Anwendungen für gleiche Anforderungen innerhalb der SUB Göttingen bzw. am Campus zum Einsatz kommen. Eine Synergie der Mehrfachnutzung von Anwendungen soll dadurch erzielt werden.
2. Jede Funktionalität sollte idealerweise nur einmal implementiert werden.
3. Es wird angestrebt, einheitliche Technologien, Architekturkomponenten, Betriebsumgebungen und Frameworks einzusetzen.

III. Vereinheitlichung, Standardisierung und Nachhaltigkeit

1. Alle Stadienübergänge von Serviceeinführungen in der IT-Architektur müssen definiert sein. Hierzu zählen beispielsweise die Übergänge von Forschung bzw. Bedarf, zur Entwicklung bzw. Beschaffung hin zum Dauerbetrieb oder zu einem Prototypen und diese sind spätestens drei Monate vor einem Phasenübergang anzuzeigen.
2. Dezidierte Kriterien werden verwendet, um Dienste zu entwickeln, zu betreiben oder durch externe Dienstleister bereitzustellen. Auf einheitliche Methoden soll geachtet werden. Hierbei müssen Standardisierungen eingehalten werden, um die Interoperabilität zwischen Abteilungen (intern) und Dienstleistern (extern) zu gewährleisten. Diese werden mit allen Beteiligten kommuniziert.
3. Für die Übernahme von Applikationen und Diensten sind Dokumentationen zu erstellen.
4. IT-Systeme mit Bedarf an Authentifizierung oder Autorisierung (AAI) sollen auf die einheitliche Benutzerverwaltung zugreifen.
5. Die SUB Göttingen unterstützt den Open-Source-Einsatz im Rahmen der Anforderungserfüllung, der Betriebsfähigkeit des Dienstes und der Wirtschaftlichkeit.
6. Um die Vereinheitlichung, Standardisierungen, Qualitätssicherung und Themen der Nachhaltigkeit umzusetzen, wird eine kontinuierliche Personalplanung und -entwicklung betrieben.

IV. Kontinuität der IT-Services

1. Die Einführung eines IT-Services beinhaltet einen Change-Management-Plan, der auch die Archivierung bzw. Migration des Services berücksichtigt.
2. Die Einführung neuer Technologien bzw. Systeme muss sowohl zu den organisatorischen Zielen als auch zur bestehenden Architektur passen und langfristig mit entsprechendem Commitment erfolgen.

V. IT-Verantwortlichkeit und Beteiligung

1. Die SUB Göttingen sucht proaktiv die Abstimmung mit den IT-Dienstleistern am Campus, mit dem Ziel, eine Vereinheitlichung und Standardisierung der Architektur, Prozesse und Methoden zu erreichen.
2. Die Abteilung Digitale Bibliothek der SUB Göttingen ist als Dienstleister bzw. Ansprechpartner für die IT dafür verantwortlich, die Funktionalität, Betriebsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit der IT-Architektur zu gewährleisten.
3. Die Forschung zu neuen Technologien und die Entwicklung von Applikationen in neuen Frameworks, wie sie beispielsweise in Drittmittelprojekten durchgeführt wird, stellen ein Innovationspotential dar, das bei der Planung des zukünftigen Einsatzes von Infrastrukturen berücksichtigt werden soll.
4. Die IT-Architektur der SUB Göttingen wird transparent dargestellt, um eine wechselseitige Entwicklung mit externen IT-Dienstleistern zu initiieren und diese zu verstetigen. Ein zentrales Ziel ist hierbei die technologische Konvergenz mit anderen IT-Dienstleistern – besonders auf dem Campus – herzustellen.

VI. Sicherheit

1. Die SUB Göttingen trifft die erforderlichen Maßnahmen, um für die Verfügbarkeit, Integrität und Vertraulichkeit der Dienste und Daten zu sorgen und im Falle einer Unterbrechung diese wiederherzustellen.